Creación de Empresa.

El programa Helisa Propiedad Horizontal – Gestión Colegios este habilitado para crear 100 empresas.

Para ejecutar el proceso se requiere:

• Realizar copia de seguridad antes de ejecutar el proceso, en caso de que ya existan empresa creadas en el programa.
• Efectuar el proceso en un equipo y una sesión.
• No abrir el programa u otra sesión mientras el proceso está en ejecución.
• No interrumpir el proceso.

Para realizar el proceso:

• Se ingresa al programa.
• Se visualiza el diseño de la estructura y presentación del programa.
• En el panel izquierdo de la estructura del programa se encuentra la lista de empresas.

• Para crear una empresa. En el panel izquierdo de la estructura del programa, se pulsa clic derecho, al realizar lo indicado se activan los botones de:
  • Crear empresa y
  • Modificar empresa

Al ejecutar el botón Crear Empresa, se activa la ventana para diligenciar los datos de la empresa.  Esta ventana se compone de dos paneles.

• En el Panel Superior se asignan los datos esenciales para crear e identificar la empresa:

Código.

Al pulsar clic en el botón se despliega un cuadro con la numeración de 00 a 99.  El usuario selecciona con doble clic uno de los códigos para crear la empresa, este código es el que identifica la empresa, por consiguiente, es único e irrepetible.

En la tabla de códigos, los números disponibles listan en orden del 00 al 99 para seleccionar uno de ellos. Cuando se han utilizado algún número o código para crear empresas, en la tabla de códigos se visualiza con espacio en blanco, lo cual significa que estos números ya no están disponibles.

• Periodo Inicial: Se selecciona mes y año en el que la empresa inicia información contable.
• Nombre: Se digita la razón social de la empresa.
• Identidad: Se digita el NIT, digito de verificación y se asocia el tipo de documento de identidad.
• Dirección, teléfonos: Se digita la información respectiva.
• Ciudad: Se pulsa clic en el filtro y se selecciona la ciudad correspondiente.

• En el panel inferior se visualizan las diferentes pestañas de Información requeridas para complementar la creación de la empresa.

Datos Básicos

Se diligencian datos informativos y datos imprescindibles para la creación y parametrización de la empresa como asignación de:

• Clase de empresa.: Del filtro se selecciona Propiedad Horizontal o Colegios.
• Aplica NIIF: Se selecciona, si la empresa utiliza la opción de contabilidad NIIF.
• Maneja Facturación Electrónica: Para activar el servicio de facturación electrónica y parametrizar lo relacionado con documentos electrónicos.
• Copia Automática: Es necesario asignar el check en esta opción, puesto que este parámetro permite que el programa realice copias o respaldos automáticos de la base de datos de la empresa cuando se ingresa al programa por primera vez en el día.

Estructura de Cuentas

Lista un plan de cuentas sugerido y lista las empresas que tienen plan de cuentas asociado.

El usuario puede seleccionar uno de ellos como referente para la empresa que se crea y parametriza.

Información Tributaria

Se asocian datos tributarios informativos como: Tipo de persona, NIT Dian, NIT Dian Local que corresponde a impuestos distritales, régimen y para efectos de cálculo automático de autorretención de renta, se asocia la actividad económica, se marcan los parámetros de retención y tarifa correspondiente.

Funcionarios

Aplica para incluir las identidades y nombres del Representante Legal, Revisor Fiscal y Contador.

Para realizar la asociación del Representante Legal, Revisor Fiscal y Contador en este parámetro, es necesario crear previamente las identidades y nombres en Parámetros Particulares – Lista de Funcionarios.

Una vez se asocian las identidades en esta pestaña, los nombres, cargos e identidades de los funcionarios quedan habilitados para que registren de manera informativa en los parámetros de la empresa y para asociarlos como firmas en los diferentes informes que se generan en el programa.

Logotipo

Permite asociar el logo de la empresa.

Para subir la imagen del logo se requiere que esté guardada en formato bmp.

Seguido se activa el botón Seleccionar, redirecciona a la ubicación del archivo, se selecciona la imagen y se confirma con Aceptar.

Usuarios

Tiene la finalidad de listar los diferentes usuarios creados y que pueden acceder al programa.

De forma predetermina lista el usuario ADMINISTRADOR, el cual tiene acceso a todos los módulos y opciones que se ejecutan en el programa, por lo cual no permite ser eliminado.

Para otorgar autorización a los usuarios, se selecciona cada usuario y se pulsa la tecla Ins, de esta forma, se activa una marca en color verde la cual significa que el usuario está autorizado para ingresar al programa. Se confirma con Aceptar.

Opciones Niif

Esta pestaña se activa cuando en los datos básicos de la empresa se asigna la marca en Aplica Niif.

El parámetro tiene como función habilitar la fecha de transición, seleccionar el grupo de aplicación de norma internacional al que corresponde la empresa y activar la ejecución todas las opciones en norma internacional, transición, capturas, consultas, informes y estados financieros niif.

Envío Helisa Norma Internacional

Es una función se parametriza cuando se hace uso del servicio Web Service – Helisa Conekta, con el fin de enviar documentos causados en el programa Helisa Propiedad Horizontal – Gestión Colegios al programa Helisa Norma Internacional.

En el parámetro, se asocian los datos de conexión que se otorgan: Id, Key, url, siguiendo las directrices indicadas para activar el servicio de Helisa Conekta.

Ejecutado el proceso de creación y definición de parámetros de la empresa, se confirma el proceso con Aceptar.

Para visualizar la empresa en la lista de empresas del programa, se requiere activar la empresa creada por Parámetros Globales > Usuarios.

Se selecciona el usuario Administrador y con clic derecho modificar se activan las pestañas de permisos para el usuario.

Se selecciona la pestaña Empresas.  En esta se visualiza la lista de empresas creadas en el programa. Se selecciona la empresa, se pulsa Ins o clic derecho Marcar para activar la empresa.

Cuando este proceso se ejecuta la empresa queda con una marca en color verde, lo cual significa que está activa y se confirma el proceso con Aceptar.

Finalmente, al dirigirnos a la presentación o pantalla inicial del programa, se visualiza en la lista de empresas, la empresa creada.